Firmafest og bedriftsarrangement: slik bestiller du leverandører

Et godt bedriftsarrangement kan styrke samholdet mellom kolleger, glede kundene og gi virksomheten et positivt rykte. Et dårlig organisert arrangement kan på den annen side bli dyrt, kjedelig og stressende, både for arrangøren og for deltakerne. Forskjellen ligger ofte i planleggingen, og i hvor godt du får avklart forventningene med leverandørene.

I denne artikkelen går vi gjennom hvordan du planlegger et arrangement for bedriften, enten det er julebord, sommerfest, kundemiddag, kurs, seminar eller en samling for et lite team. Vi ser på hvordan du ber om pristilbud, hva du bør spørre om, hva du bør ha avtalt skriftlig og hvilke fallgruver du kan unngå.

Start med formålet

Før du begynner å se på lokaler og catering, bør du vite hvorfor arrangementet skal holdes. Svaret påvirker alt fra sted til meny og program. Noen vanlige formål:

• Takke og samle de ansatte: Julebord, sommerfest og team-aktiviteter, der stemning og felleskap er viktigst.
• Pleie kunder og samarbeidspartnere: Kundearrangementer og middager, der inntrykk og profesjonalitet står sentralt.
• Dele kunnskap: Kurs, seminar og konferanser, der innhold og praktiske forhold er viktigst.
• Markere noe: Jubileum, åpning eller lansering, der oppmerksomhet og pressedekning kan være en del av målet.

Skriv en setning om hva arrangementet skal oppnå. Den hjelper deg å prioritere og å forklare behovet til leverandørene.

Kartlegg rammene

Svar på disse spørsmålene før du tar kontakt:

1. Antall deltakere: Et omtrentlig tall, med margin for endringer.
2. Dato og tid: Foretrukket dato, alternative datoer og tidspunkt. Mange bedrifter feirer i november og desember og juni, og da er det trangt om plassene.
3. Sted: Egne lokaler, leid lokale, restaurant eller utendørs? Hvor ligger det i forhold til hvor deltakerne bor?
4. Budsjett: Totalt og per person. Hvem betaler: bedriften, deltakerne eller begge?
5. Program: Middag, aktivitet, foredrag, musikk eller kombinasjon?
6. Behov: Tilgjengelighet, parkering, overnatting, transport og spesielle hensyn.

Hensyn alle bør tenke på

Et arrangement skal fungere for alle som deltar. Noen ting som ofte glemmes:

• Inkludering: Ikke alle drikker alkohol, har samme religion, mat- og drikkevaner eller fysiske forutsetninger. Ha alkoholfrie alternativer og en meny som fungerer for flere.
• Tilgjengelighet: Er lokalet tilgjengelig for rullestol? Er det plass til alle, og er det greit å komme seg dit?
• Allergier og kosthold: Samle inn opplysninger i god tid, og gi dem til leverandøren.
• Alkohol: Arbeidsgiver har et ansvar for at arrangementet foregår forsvarlig. Avtal tydelige rammer for alkohol, og sørg for at ingen kjører bil etter å ha drukket. Tenk på transport hjem.
• Atferd og grenser: Gjør det klart at de samme reglene for respekt og oppførsel gjelder under arrangementet som på jobben.
• Frivillighet: Ikke alle har lyst til å delta i alle aktiviteter. Gi folk mulighet til å si nei uten å bli utsatt for press.

Slik ber du om pristilbud

For at leverandørene skal kunne gi gode og sammenlignbare pristilbud, må de få den samme informasjonen. En god forespørsel inneholder:

• Kort om bedriften og arrangementet.
• Dato, tidspunkt og eventuelle alternative datoer.
• Omtrentlig antall deltakere.
• Sted eller området dere vurderer.
• Hva du vil at leverandøren skal levere, og hva dere ordner selv.
• Budsjettramme, hvis du vil oppgi den.
• Frist for å gi pristilbud, og når dere avgjør.

Be om at pristilbudet er spesifisert: pris per person, minimum antall, hva som er inkludert, hvilke tillegg som finnes, og hvilke betingelser som gjelder. Spør om merverdiavgift er med.

Sammenlign pristilbudene

Når du får pristilbud, lag en enkel oversikt med de samme punktene for hver leverandør:

• Totalpris og pris per person.
• Hva som er inkludert: mat, drikke, servering, lokale, utstyr, opprydding, personell.
• Tillegg: overtid, ekstra gjester, spesialkost, avbestilling.
• Betalingsvilkår: forskudd, depositum og frister.
• Erfaring og referanser fra tilsvarende arrangementer.
• Fleksibilitet hvis antallet endres.
• Kvalitet på kommunikasjon: svarer de raskt og tydelig?

Det billigste tilbudet er ikke alltid det beste, men det dyreste er heller ikke alltid bedre. Se på helheten, og still spørsmål hvis noe er uklart.

Hva bør avtales skriftlig?

For bedriftsarrangementer er det ekstra viktig å ha en tydelig avtale, siden beløpene ofte er store og mange personer berøres. Avtalen bør dekke:

• Parter: bedriftsnavn, organisasjonsnummer og kontaktpersoner.
• Dato, tid og sted.
• Hva som leveres, med meny eller beskrivelse.
• Pris, hva som er inkludert og hva som koster ekstra.
• Minimum og maksimum antall deltakere, og frist for å melde endelig antall.
• Betalingsplan, forskudd og forfall.
• Avbestilling og endring: frister, gebyrer og hva som skjer ved force majeure.
• Ansvar og forsikring.
• Skjenking og regler for alkohol.
• Kontaktperson på dagen.

Les mer i vår artikkel om hva som bør stå i en skriftlig avtale.

Avbestilling og endringer

Arrangementer blir ofte endret. Noen blir syke, planer endres, og antallet deltakere svinger. Avklar derfor:

• Når kan du melde endelig antall, og hva skjer hvis det blir flere eller færre?
• Hva koster det å avbestille, og hvordan trappes gebyret opp mot arrangementsdagen?
• Hva skjer hvis leverandøren må avlyse, og får dere kompensasjon eller erstatningsleveranse?
• Hva gjør dere ved force majeure, som sykdom, uvær eller andre hendelser utenfor kontroll?

Vurder om bedriftens forsikring dekker avlysning av arrangementer.

Skatt, avgifter og regnskap

Bedriftsarrangementer har regler for skatt og avgift, og de er vanskelige å generalisere om. Hva som er fradragsberettiget, hvilke grenser som gjelder for gaver og bevertning, og hvordan arrangementet skal føres i regnskapet, avhenger av formål og deltakere. Snakk med regnskapsfører eller sjekk reglene hos Skatteetaten før du bestemmer deg. Be om faktura med organisasjonsnummer og spesifikasjon av mva fra leverandørene.

Praktiske råd for gjennomføringen

• Lag en tidsplan for dagen, med klokkeslett for ankomst, servering, aktivitet og avslutning.
• Utpek en kontaktperson, som leverandørene kan ringe, og som kan ta beslutninger.
• Bekreft med leverandørene en uke før, og igjen dagen før.
• Informer deltakerne om sted, tidspunkt, kjøreruter, klesregler og hva som skjer.
• Ha en plan B hvis været eller andre forhold endrer seg, for eksempel et innendørsalternativ.
• Ta imot gjestene. Noen fra ledelsen bør være til stede og ta imot gjestene med et velkommen.
• Takk deltakere og leverandører etterpå, og samle tilbakemeldinger.

Ulike typer arrangementer og hva de krever

Ulike arrangementer har ulike behov. Her er noen eksempler på hva du bør tenke ekstra på:

Julebord og sommerfest

Disse er ofte de største, og de fleste vil ha både god mat og god stemning. Bestill tidlig, fordi lokaler og leverandører er populære i november, desember og juni. Tenk på å legge arrangementet slik at flest mulig kan delta, for eksempel unngå dager rett før helligdager hvis mange skal reise. Lag et program som ikke avhenger av alkohol, og tenk på hvordan folk kommer seg hjem.

Kundearrangement

Her er profesjonalitet og kvalitet viktigst. Velg et sted som passer kundene, og en meny og et program som fungerer for en blandet gruppe. Ha en vert som tar imot gjestene, og en enkel plan for samtale. Unngå at arrangementet blir en ren salgspitch, og pass på at det er lov å si nei takk.

Kurs, seminar og konferanse

Her er det praktiske avgjørende: lyd, bilde, internett, stoler og pauser. Spør om lokalet har prosjektor, mikrofoner og stabilt nett, og be om å få teste utstyret på forhånd. Ha en plan for kaffe, mat og pauser. Samle gjerne tilbakemeldinger fra deltakerne etterpå.

Små teamsamlinger

For små grupper kan en felles lunsj, en aktivitet eller en kveld på en restaurant fungere like bra som en stor fest. Det er ofte enklere og billigere, og lar deg tilpasse opplegget til gruppen. Vær fleksibel med tid og sted, og spør hva folk helst vil.

Aktiviteter og underholdning

Mange bedrifter vil ha et program utover mat og drikke. Aktiviteter kan skape felles opplevelser, men de bør passe gruppen. Tenk på:

• Fysiske forutsetninger: ikke alle kan eller vil delta i aktiviteter som krever mye bevegelse.
• Kultur og preferanser: en aktivitet som fungerer for én gruppe, kan oppleves som pinlig for en annen.
• Sikkerhet: spør leverandøren om forsikring, instruktører og sikkerhetsrutiner.
• Alternativer: ha gjerne to eller tre ulike aktiviteter, slik at folk kan velge.
• Tidsbruk: ikke fyll hvert minutt. Folk trenger tid til å prate.

Spør leverandøren om de har tilpasset opplegg for bedrifter, og hvor mange deltakere de kan ta imot samtidig. Be om referanser fra lignende grupper, og vurder en kort prat i forveien for å forklare hva dere vil oppnå.

Evaluer etterpå

Ta deg tid til å evaluere. Hva fungerte, hva fungerte ikke, og hva kan gjøres annerledes neste gang? Spør deltakerne med noen enkle spørsmål, og snakk med leverandørene om deres inntrykk. Skriv ned erfaringene, slik at neste arrangement blir enklere å planlegge. Det er også en god anledning til å gi tilbakemelding til leverandørene som gjorde en god jobb.

For bedrifter som leverer tjenester til arrangementer

Hvis du driver en bedrift som leverer mat, lokaler, musikk, foto eller andre tjenester til arrangementer, kan du få forespørsler gjennom koplr ved å velge de kategoriene og områdene du dekker. Bedrifter betaler per lead, så les forespørselen nøye før du tar imot. Svar raskt og konkret i samtalen, gi en omtrentlig pris med pris per person, minimum antall og hva som er inkludert, og foreslå neste steg. Du kan sende pristilbudet som et tilbudskort og lage svarmaler for det du ofte skriver. Tydelighet og pålitelighet gjør at kunder velger deg igjen.

Slik gjør du det på koplr

Skriv en forespørsel med informasjon om arrangementet: dato, sted, antall deltakere og hva du trenger. koplr finner bedrifter som passer, og de som tar imot, åpner en samtale med deg. Der kan dere avklare detaljer, du kan sende filer, og bedriften kan sende pristilbud. Avtalen om pris og betaling gjør dere direkte, og koplr er gratis for deg som kunde. Bedrifter betaler per lead, ikke en prosent av jobben. Få vilkårene skriftlig før du forplikter deg.

Oppsummert

Et vellykket bedriftsarrangement bygger på et tydelig formål, realistiske rammer og gode leverandører. Beskriv behovet nøyaktig, sammenlign tilbud på samme grunnlag, og ha avtalen skriftlig, inkludert avbestilling og ansvar. Tenk på inkludering, tilgjengelighet og alkohol. Ha en tidsplan og en plan B, og evaluer etterpå. Da kan arrangementet gi bedriften akkurat det den håpet på.