Slik bestiller du catering og mat til arrangementet

Maten er ofte det folk husker best fra et arrangement. God mat, servert i rett tid og i riktig mengde, gjør at gjestene føler seg ivaretatt, mens knapp eller sen mat kan overskygge alt annet. Å bestille catering er en effektiv måte å få profesjonell mat uten å stå i kjøkkenet selv, men det er lett å gjøre små feil som koster både penger og stemning. Med litt planlegging blir det enkelt.

Denne artikkelen gjelder både private fester, som konfirmasjon, bursdag og bryllup, og arrangementer i bedrift, som kundemiddag, seminar og julebord.

Bestem ramme og type arrangement

Begynn med det grunnleggende: hvor mange gjester, hvilken dato og tid, hvor det skal være, og hvor mye du kan bruke. Ha et realistisk anslag på antall, og vær forberedt på at endelig antall kan endres. Mange tilbydere ber om endelig antall en uke eller to før, og lar deg justere noe frem til da.

Tenk også gjennom type arrangement. En stående mottakelse med fingermat krever helt andre løsninger enn en sittende middag. Et seminar fra ni til tre trenger frokost, lunsj og kaffe med noe til, mens en kveldsfest trenger hovedrett og kanskje dessert. Tenk gjennom hvor lenge gjestene skal være, og når de skal spise.

Velg riktig type servering

Det finnes flere alternativer, og hvert har fordeler. Buffet er populært fordi gjestene kan velge selv, og det passer for mange ulike behov. Det krever plass og noen som holder maten varm og påfyllt. Tallerkenservering gir en mer høytidelig følelse, men krever serveringspersonell og mer koordinering. Fingermat og tapas er fleksibelt og passer til stående arrangementer, men gjør ikke alltid gjestene mette uten god mengde. Matpakker og lunsjesker er enkle til møter og arrangementer ute.

Spør tilbyderen hva som passer til ditt arrangement, og hva de har erfaring med. De kan foreslå en løsning du ikke har tenkt på, og hjelpe deg å unngå fallgruver, for eksempel for lite plass til buffet eller for lang ventetid ved servering.

Beregn mengde

Den vanligste feilen er å bestille for lite eller for mye. Spør tilbyderen hvor mye de regner per person. Som en grov veiledning regner mange en hovedrett på mellom 300 og 400 gram mat per person ved middag, mer for buffet med mange valg, og mindre for lett lunsj. Fingermat avhenger av hvor mange biter du regner med, og hvor lenge arrangementet varer. Ved mange stykker per gjest, og når maten erstatter en middag, regn gjerne med flere enn du tror.

Tenk på hvem gjestene er. Et ungdomsselskap spiser mer enn en pensjonistgruppe, og et arrangement etter lang dag med fysisk aktivitet krever mer enn et kort møte. Ta høyde for barn, som ofte spiser mindre, og for gjester som kommer sent. Vær hellere litt raus enn knapp, men ikke så mye at maten kastes. Spør om mulighet for å ta med rester, og om det finnes alternativ for å gi bort overskudd.

Allergier og kostholdsbehov

Dette er et av de viktigste punktene. Spør gjestene på forhånd om allergier, intoleranser og kostholdsvalg, og gi informasjonen videre til tilbyderen. Vanlige behov er gluten, laktose, nøtter, egg, fisk, skalldyr, vegetar og vegan, samt religiøse hensyn. Be om at maten merkes tydelig, og at allergener oppgis. Seriøse leverandører har rutiner for dette og kan fortelle hvordan de unngår krysskontaminering.

Hvis noen har alvorlig allergi, bør du snakke direkte med leverandøren om hvordan maten tilberedes og serveres. Spør om det er en egen porsjon, og hvordan den skilles fra resten. Ikke ta sjanser, og ikke anta at «uten nøtter» betyr at maten er trygg uten at det er bekreftet.

Hva inngår i prisen?

Catering kan prises på ulike måter. Noen oppgir pris per person, andre per rett eller per pakke. Spør hva som er inkludert. Er det engangsservice eller ekte tallerkener og bestikk? Er servitører, leie av utstyr, drikke, kaffe, brød og dessert med? Kommer det frakt og oppsett i tillegg? Er det mva i prisen, og er det minstepris eller minimum antall personer?

Sammenlign pristilbud på samme grunnlag, og bruk artikkelen om å sammenligne priser som støtte. Be om en tydelig spesifikasjon, slik at du kan se hva du betaler for. Spør også om avbestillingsregler. Hva skjer hvis antallet endres, eller du må avlyse? Vil du få tilbake forskudd, eller må du betale for det som er innkjøpt?

Levering, oppsett og opprydding

Avtal tidspunkt for levering og hvordan maten leveres. Kommer den ferdig oppsatt, eller må du varme eller sette opp selv? Hvem tar imot, og hvor skal den settes? Sjekk at du har plass, strøm og kjøling hvis det trengs. Spør også om hvordan maten skal holdes varm eller kald, og hvor lenge den kan stå.

Spør hvem som rydder, og hva som skjer med utstyr og avfall. Skal kasser hentes etterpå, eller returneres? Er det pant eller leie på fat og skåler? Hvis du har en lokasjon med regler, for eksempel et utleielokale, sjekk hva de krever av oppvask og avfall. Ta dette med i avtalen, slik at ingen står igjen med ukjente oppgaver.

Drikke, kaffe og dessert

Glem ikke det som kommer ved siden av hovedretten. Mange cateringbedrifter tilbyr også drikke, men det er ikke alltid inkludert. Avklar om du kjøper drikke gjennom dem eller tar med selv, og hvordan alkohol håndteres. Skjenking av alkohol krever bevilling, så sjekk hva som gjelder for arrangementet og lokalet. Alkoholfrie alternativer bør alltid finnes, og vann bør stå fremme hele tiden.

Kaffe og kake på slutten betyr mye for opplevelsen. Spør om det er med, og hvor mye som regnes per person. Til mange arrangementer er det lurt å bestille litt ekstra kaffe og te, siden folk blir sittende lenge. Husk også barnemat og noe enkelt for de som ikke vil ha det som er på menyen.

Sesong, lokale råvarer og bærekraft

Mange foretrekker mat laget av sesongens råvarer, og lokale tilbydere har ofte god tilgang på dem. Det gir gjerne bedre smak og en historie du kan fortelle gjestene. Spør hva som er i sesong, og om menyen kan tilpasses. Det kan også være rimeligere, fordi råvarer i sesong ofte har lavere pris.

Spør også om de har rutiner for å redusere matsvinn. Det kan være mindre porsjoner med mulighet for påfyll, tydelig planlegging av mengde og avtale om hva som skjer med rester. Noen bedrifter samarbeider med organisasjoner som tar imot overskuddsmat, og andre kan pakke rester slik at gjestene kan ta med seg hjem. Slike valg gjør arrangementet både billigere og mer bærekraftig.

Prøvesmaking og referanser

For store arrangementer, som bryllup, bør du be om prøvesmaking. Mange tilbydere tilbyr det, noen mot betaling som trekkes fra hvis du bestiller. Det gir deg en følelse av kvaliteten og gjør at du kan justere menyen. Se også på bilder av tidligere oppdrag, les omtaler og spør om referanser. En erfaren tilbyder viser gjerne frem hva de har gjort.

Spør hva de gjør hvis noe går galt. Forsinket levering, manglende mat eller klager på kvalitet kan skje, og en seriøs tilbyder har en plan. Sjekk også at bedriften er registrert og at de har nødvendige godkjenninger for matservering. Mattilsynets regler gjelder for virksomheter som serverer eller selger mat, og seriøse aktører kjenner dem.

Barn, eldre og ulike behov

Tenk på hvem som kommer. Barn trenger ofte enklere mat, mindre porsjoner og raskere servering. Eldre gjester setter pris på mat som er lett å spise, og på at det er sitteplass. Gjester med nedsatt funksjonsevne kan ha behov for at maten er lett tilgjengelig og at buffeten ikke er for høy eller trang. Spør tilbyderen om de kan tilpasse oppsettet, og planlegg slik at ingen må stå lenge i kø.

Husk også å ta hensyn til religiøse og kulturelle forhold. Noen spiser ikke svinekjøtt, andre faster, og noen har særskilte regler for tilberedning. Spør gjestene på forhånd, og gi tilbyderen beskjed i god tid. Det viser omtanke, og det gjør at alle kan nyte festen sammen.

En enkel måte å få oversikt på er å sende ut en liten forespørsel sammen med invitasjonen, der gjestene kan krysse av for allergier og andre behov. Samle svarene i en liste og send den til leverandøren, helst minst en uke før arrangementet. Da kan de planlegge innkjøp og tilberedning riktig, og du slipper stress på selve dagen.

Bestill i god tid

Populære tilbydere er ofte booket opp uker eller måneder i forveien, spesielt i høysesong, som mai, juni og desember. Ta kontakt tidlig, og avklar datoen så fort du kan. Sett deg også en frist for endelig bestilling, og sørg for at du har en kontaktperson hos tilbyderen på selve dagen.

Lag gjerne en enkel tidsplan: når maten leveres, når den skal serveres, hvem som tar imot og hva som skal gjøres etterpå. Del den med alle som er involvert.

Når du er cateringbedriften

Hvis du selv leverer mat, er tydelighet nøkkelen. Lag en enkel meny med priser og forklar hva som er inkludert. Spør alltid om antall, allergier og tidspunkt, og gi kunden en skriftlig bekreftelse. Send gjerne bilder av maten og tidligere arrangementer når du svarer. Bruk svarmaler for det du ofte skriver, og fortell om hvordan du håndterer allergener, og vær ærlig om hva du kan levere og ikke.

Slik finner du catering på koplr

Skriv en forespørsel med dato, antall gjester, type arrangement og eventuelle allergier, og oppgi sted eller postnummer. koplr finner cateringbedrifter som passer, og de som tar imot, åpner en samtale med deg. Der kan du stille spørsmål, få et pristilbud som kort med pris og hva som er inkludert, og foreslå tidspunkt for prøvesmaking eller levering. Sorter svarene på pris, nærmest eller raskest i Mine forespørsler. Avtalen om meny, pris og betaling gjør du direkte med bedriften. koplr er gratis for deg som kunde, og bedriftene betaler per lead, ikke en prosent av jobben.

Husk at forespørselen er åpen i 14 dager som standard, så legg den ut i god tid før arrangementet. Er datoen langt frem, kan du sette en senere utløpsdato, opptil 60 dager frem.

Oppsummert

God catering handler om forberedelse. Bestem ramme og type servering, beregn mengde, avklar allergier og be om en tydelig prisspesifikasjon. Avtal levering, oppsett og opprydding, og vurder prøvesmaking ved store arrangementer. Bestill i god tid, og skriv ned avtalen. Da blir maten en trygg og god del av arrangementet.