Sesongplanlegging: slik planlegger bedriften året

De fleste bedrifter merker at året ikke er jevnt. Noen perioder er det fullt, og du må si nei til oppdrag. Andre perioder er det stille, og kapasiteten står ubrukt. Hagefirmaer er travle fra april til oktober. Verksteder har kø ved dekkskifte. Frisører og selskapsleverandører merker desember og juni. Rørleggere har toppdager etter frost. Bransje etter bransje følger vær, ferier, høytider og skoleår.

Det er ikke noe du kan eller bør endre på, men du kan planlegge for det. Bedrifter som tenker i sesonger, utnytter toppene bedre, fyller rolige perioder og unngår å komme på etterskudd. I denne artikkelen går vi gjennom hvordan du kartlegger sesongene dine, lager sesongpakker som passer, setter riktig pris og bruker koplr til å få henvendelser fra de som leter.

Kartlegg sesongene i din bransje

Begynn med å se på tallene dine. Hvis du har drevet noen år, finnes svarene allerede i fakturaer, kalender og bestillinger. Svar på disse spørsmålene:

• Hvilke måneder har du flest oppdrag, og hvilke har færrest?
• Hva slags oppdrag dominerer i hver periode?
• Når begynner etterspørselen å øke, og når avtar den?
• Er det ukedager eller klokkeslett som er mer populære?
• Hvor lenge i forveien bestiller kundene?
• Hva påvirker etterspørselen: vær, ferier, skolestart, skatteoppgjør, høytider, lokale arrangementer?

Hvis du er ny, kan du spørre kolleger i bransjen, se på bransjeorganisasjoner eller observere hva konkurrentene tilbyr til ulike tider på året. Lag en enkel oversikt over årshjulet ditt, med tre kategorier: høysesong, normal og lavsesong.

Eksempler på sesongmønstre

Hver bransje er forskjellig, men noen mønstre går igjen:

• Hage og uteområder: Vårrydding mars til mai, vedlikehold mai til september, høstrydding september til november, snørydding vinter.
• Bil og verksted: Dekkskift og service høst og vår, ferieklargjøring før sommeren, vinterkontroll før kulda.
• Bolig og håndverk: Utvendig arbeid om sommeren, innvendig arbeid og oppussing høst og vinter, frostskader om vinteren.
• Fest og arrangement: Julebord november og desember, bryllup og konfirmasjoner vår og sommer, sommerfester juni.
• Skjønnhet og velvære: Høy aktivitet før jul, før sommerferie og i forbindelse med store høytider.
• Flytting og renhold: Månedsskifter, sommerferie og studiestart. Flyttevask og byggvask følger flyttemønsteret.
• Undervisning og kurs: Høstsemester og vårsemester, eksamensperioder, sommerkurs.

Lag en sesongpakke for hver sesong

Når du vet hva sesongene krever, kan du definere pakker som passer. En god sesongpakke har:

• Et tydelig navn som sier hva det gjelder og når: «Vårklargjøring av hage», «Dekkskift og vinterkontroll», «Julebord for bedrifter».
• En beskrivelse av hva som er inkludert og hva som ikke er det.
• Pris eller prisområde.
• Tidsrom: når pakken gjelder, og når du har kapasitet.
• Områdene du dekker.
• Et par gode bilder du kan sende kunden når hun spør.

Gjør pakkene enkle å forklare. Kunden bør kunne lese beskrivelsen og vite om det er det hun leter etter. Når en kunde tar kontakt, kan du sende pakken som et pristilbud i samtalen, med pris og hva som er inkludert.

Vær klar i god tid

Kundene begynner å lete før sesongen starter. De som leter etter hagehjelp, søker i februar og mars. De som trenger dekkskift, begynner i september. De som planlegger julebord, begynner i august og september. Hvis du først er klar når sesongen er i gang, har mange allerede bestilt.

Planlegg derfor når hver sesongpakke skal være klar, med priser, bilder og maler for svar. Legg gjerne en påminnelse i kalenderen. En enkel regel er å ha alt på plass fire til åtte uker før sesongen begynner. Sjekk også at kategoriene og dekningsområdet ditt stemmer, slik at du får de forespørslene du faktisk kan levere på.

Prissetting gjennom året

Pris er et sterkt verktøy for å styre etterspørselen, men må brukes med omtanke.

• Høysesong: Når etterspørselen er høy, kan du holde normalpris eller ta litt mer. Det er ikke urimelig å ta mer for å kunne tilby tid i en travel periode, så lenge du er åpen om det.
• Lavsesong: Et rimeligere tilbud eller en bonus kan lokke kunder til å bestille i en rolig periode. Det kan være en rabatt, en ekstra tjeneste eller en fordelspakke.
• Tidlig bestilling: Mange vil ha rabatt for å bestille tidlig, og du får forutsigbarhet. Det kan være et godt tilbud: «Bestill før 1. mars og få ti prosent».
• Sesongabonnement: En fast pris for en hel sesong gir kunden trygghet og deg stabil inntekt.

Vær tydelig om prisene. Hvis du har høysesongpriser, forklar dem. Kunder aksepterer ofte sesongvariasjon hvis den er forutsigbar og begrunnet. Unngå rabatter som gjør at du taper penger eller forringer verdien av tjenesten din. Ikke prisen deg så lavt at du ikke får kapasitet til å gjøre en god jobb.

Fyll de rolige periodene

Lavsesongen er en mulighet til å gjøre noe annet enn å vente. Her er noen ideer:

• Tilby noe annet. Hagefirmaer kan tilby snørydding og ute-belysning på vinteren. Frisører kan tilby kurs eller spesialbehandlinger. Verksteder kan ha vedlikeholdsavtaler og kontroller.
• Tilby noe til en annen målgruppe. Hvis du jobber med privatkunder i høysesong, kan du jobbe med bedrifter i lavsesong, eller omvendt.
• Lag pakker. En vinterpakke, en forberedelsespakke eller en pakke som kombinerer tjenester, kan gjøre tilbudet ditt mer attraktivt.
• Jobb med det du ikke rekker ellers. Oppdater bedriftsprofilen, ta nye bilder, lag nye pakker og svarmaler, og gjør administrative oppgaver.
• Kontakt tidligere kunder. En vennlig melding om en ny sesong kan gi gjentakende oppdrag. Ta bare kontakt med de som har samtykket, og følg gjeldende regler for markedsføring.
• Utvid dekningen. Hvis du kan levere nettbasert eller i et større område, kan du nå flere kunder.
• Utdann deg. Bruk tiden til kurs, sertifiseringer og kompetanseheving.

Høysesongen: hold hodet kaldt

I travle perioder er det lett å love for mye. Noen råd for å holde kvaliteten oppe:

• Ikke ta flere oppdrag enn du rekker. Si heller nei, eller sett kunden på venteliste.
• Vær ærlig om ventetid. Kunder vil heller høre «tidligst om tre uker» enn å vente uten beskjed.
• Bruk tydelige avtaler om dato og tid, og bekreft dem.
• Rydd i kalenderen, og sett av buffer for forsinkelser.
• Vurder å ansette midlertidig hjelp eller samarbeide med andre i bransjen.
• Bruk pausefunksjonen når du er fullbooket, slik at du ikke får forespørsler du ikke rekker.

Slik når forespørslene deg gjennom året

På koplr skriver kunden en forespørsel, og koplr sender den til bedrifter som passer. Du får bare forespørsler som passer med kategoriene og området du har valgt i oppsettet, og som du ikke har satt på pause. Det betyr at sesongplanleggingen din også handler om innstillingene: slå på de kategoriene som er aktuelle i høysesong, og vurder å pause kategorier eller områder du ikke vil ha jobber i akkurat nå. Du kan pause i sju dager, til videre eller som ferie med autosvar.

Når du tar imot en forespørsel, åpnes samtalen med en gang, og prisen for leaden trekkes fra saldoen din. Bedrifter betaler per lead, ikke en prosent av jobben. Vurder derfor saldo og månedsbudsjett før toppene: i en travel periode kommer det mange forespørsler, og da er det kjedelig om saldoen går tom. Du får varsel om lav saldo og når du har brukt 75 og 100 prosent av månedsbudsjettet.

Samarbeid på tvers av bransjer

Sesongene dine trenger ikke være et ensomt prosjekt. Mange bedrifter har komplementære toppperioder, og kan hjelpe hverandre. Et hagefirma som er travelt om sommeren, kan samarbeide med en snørydder som er travelt om vinteren. En fotograf kan samarbeide med en catering- eller lokaleleverandør til bryllup. En rørlegger og en tømrer kan anbefale hverandre ved badeprosjekter. Slike samarbeid gir kundene en enklere vei til helhetlige løsninger, og gir deg flere oppdrag uten ekstra markedsføring.

Snakk med andre i nærmiljøet, og avtal gjerne hvordan dere henviser kunder til hverandre. Vær tydelig overfor kundene om at de står fritt til å velge, og at du ikke har noen økonomisk interesse i anbefalingen, hvis det er tilfellet. Åpenhet bygger tillit.

Kapasitet, ansatte og ferie

Sesongplanlegging handler ikke bare om pakker og pris, men også om hvem som skal gjøre jobben. Hvis du har ansatte eller innleid hjelp, bør du planlegge bemanningen i god tid. Det er vanskelig å finne ekstra folk midt i en travel sesong, og nye medarbeidere trenger opplæring. Tenk på:

• Når du trenger flere hender, og hvor lenge.
• Om du kan bruke sesongarbeidere, lærlinger eller deltidsansatte.
• Hvordan du planlegger ferien din, slik at du ikke går glipp av de beste ukene eller svikter kunder.
• Om du har utstyr og biler som trenger vedlikehold før sesongen starter. Det er langt bedre å få service i lavsesong enn å stå uten i toppen.
• Hvordan du håndterer sykdom og uforutsette hendelser, for eksempel ved å ha en avtale med en kollega.

Fortell kundene når du har ferie eller er fullbooket, slik at de vet hva de kan forvente. Det er bedre å være åpen enn å la dem vente på svar.

Regnskap, likviditet og sesong

Sesongvariasjoner påvirker også økonomien. Inntektene kan komme i bølger, mens utgiftene er jevnere. Husk å sette av penger i høysesongen til å dekke lavsesongen, og planlegg større innkjøp slik at de ikke kommer samtidig med de rolige månedene. Snakk med regnskapsfører om hvordan du kan planlegge skatt og avgifter, og vurder en buffer på kontoen. Dette er generelle råd og ikke økonomisk rådgivning.

Mål og lær

For å bli bedre til å planlegge, må du følge med på hva som fungerer. Noter:

• Hvor mange henvendelser du får per måned og per kategori.
• Hvilke pakker og hvilke typer forespørsler som gir flest oppdrag.
• Hvor lenge i forveien kundene bestiller.
• Hva kundene spør om og hva de reagerer på.
• Hvilke perioder som er mest lønnsomme.

Gjør en enkel gjennomgang når sesongen er over. Hva gikk bra? Hva ville du gjort annerledes? Hva skal du endre til neste år? Skriv det ned, og bruk det som utgangspunkt neste gang.

Et årshjul å starte med

Her er en enkel mal du kan tilpasse din bransje:

1. Januar til februar: Evaluer fjoråret, planlegg pakker for våren, og lag svarmaler for tidlig bestilling.
2. Mars til mai: Høysesong for mange. Svar raskt, hold avtaler og pause kategorier når du er full.
3. Juni til august: Ferie og sommerjobber. Planlegg pakker for høsten, og planlegg ferie slik at kundene vet når du er tilgjengelig.
4. September til oktober: Ny høysesong for mange. Gjør klart pakker for jul og vinter.
5. November til desember: Julesesong, avslutning og regnskap. Takk kundene, og planlegg neste år.

Slik gjør du det på koplr

Gå til Bedriftsportalen og velg kategoriene og dekningsområdet som passer for hver sesong. Fyll på saldo og sett et månedsbudsjett før toppene. Bruk Resultater til å se hvor mange koplinger du har hatt de siste tolv ukene, hvor mye du har brukt og hvor mange som svarte. Lag svarmaler for de vanligste sesongpakkene, og svar raskt på forespørslene fra folk i området. Pris og betaling avtaler du direkte med kunden, og du sender pristilbudet i samtalen. Bedrifter betaler per lead, ikke en prosent av jobben, og for kunden er koplr gratis. Les mer i hjelpeartikkelen om å ta imot en forespørsel.

Oppsummert

Sesongplanlegging handler om å møte kundene når de trenger deg. Kartlegg årshjulet ditt, lag pakker som passer hver periode, og vær klar i god tid. Sett en pris som er rimelig og forklarlig, og finn måter å fylle de rolige periodene på. Hold hodet kaldt i toppene, mål hva som fungerer, og lær av det. Da blir året mer forutsigbart, og du får en jevnere inntekt og fornøyde kunder.