Dugnad eller innleid hjelp i borettslag og sameie?

De fleste borettslag og sameier har dugnad som en fast tradisjon. Våren og høsten samles beboerne for å rydde, male, plante og fikse. Det gir fellesskap, holder kostnadene nede og gir folk eierskap til bygården. Men dugnad har også sine grenser. Noen oppgaver krever fagkompetanse, forsikring og godkjenninger. Andre er så omfattende at det ikke er rimelig å forvente at frivillige tar dem. Da er spørsmålet hvordan styret finner riktig hjelp og sørger for at pengene brukes godt.

Her får du en praktisk gjennomgang for styrer og beboere som skal avgjøre hva som tas på dugnad og hva som settes bort, og hvordan du går frem for å finne og velge en leverandør.

Hva passer for dugnad?

Dugnad fungerer best for oppgaver som er enkle, ufarlige og som mange kan bidra til. Eksempler er vårrydding, raking, luking, plantekasser, rydding av sykkelrom og kjellerboder, enkel maling av gjerder og benker, og vask av fellesområder. Dugnad gir ofte et godt miljø, og mange setter pris på å møte naboene på en annen måte enn i trappeoppgangen.

Husk at dugnad skal være ordnet rettferdig. Ikke alle har samme mulighet til å delta, på grunn av helse, alder, jobb eller liv. Vurder alternativer for de som ikke kan, for eksempel en liten avgift eller mindre oppgaver. Sjekk også vedtektene og husordensreglene, som ofte sier noe om dugnadsplikt og hvordan det håndheves.

Hva bør settes bort?

Arbeid som krever fagbrev, godkjenning eller spesialutstyr bør settes bort. Det gjelder elektrisk arbeid, rørleggerarbeid, ventilasjon, brannsikring, arbeid i høyden, tak, fasade, heis, tunge maskiner og trefelling nær bygninger. Det er også viktig at slikt arbeid er forsikret og dokumentert. Hvis en beboer skader seg eller ødelegger noe under en dugnad, kan det bli uklart hvem som har ansvar. En profesjonell leverandør har ansvarsforsikring og plikter å utføre arbeidet etter regler og standarder.

Tidsbruk er også et kriterium. Hvis en oppgave krever flere dagers arbeid, vil få frivillige ha kapasitet. Store oppgaver gjør dugnaden til en belastning og kan skape misnøye. Da er det bedre å leie inn og bruke dugnad til det som er lett og sosialt.

Vedtak og myndighet

Styret kan ikke bestemme alt på egenhånd. Vedtektene og lovverket setter rammer for hvilke beslutninger som kan tas av styret og hva som må til generalforsamling eller årsmøte. Større kontrakter, lån og investeringer krever ofte vedtak. Sjekk reglene som gjelder for din boligorganisasjon, og dokumenter beslutningene i protokoll. Er du usikker, kan du kontakte forretningsfører eller en boligorganisasjon for veiledning.

Vær også oppmerksom på habilitet. Hvis et styremedlem har interesser i en leverandør, for eksempel et familiemedlem som driver firma, bør det legges åpent frem, og vedkommende bør ikke delta i avgjørelsen.

Beskriv oppdraget godt

Før du ber om pristilbud, må du vite hva dere trenger. Skriv en kort oppdragsbeskrivelse. Hva skal gjøres, hvor, og i hvilket omfang? Hva er tilstanden i dag? Hvilke krav stilles til kvalitet, materialer og tidsplan? Legg ved bilder, tegninger og eventuelle tilstandsrapporter. Fortell om adkomst, parkering, støyregler og hensyn til beboere, for eksempel barn og eldre.

Si også hvem som er kontaktperson i styret, og hvordan dere vil ha pristilbudene oppgitt. Be om pris med og uten mva, hva som er inkludert, tidsplan, garanti og betalingsvilkår. Slik får dere pristilbud som kan sammenlignes. Les også artikkelen om å be om pristilbud som gir gode svar for en enkel mal du kan bruke.

Innhent flere pristilbud

Be om minst tre pristilbud ved større oppdrag. Det gir sammenligningsgrunnlag og er god praksis for å vise at styret har handlet ansvarlig. På koplr kan styret sende en forespørsel. koplr finner bedrifter som passer, og de som tar imot, åpner en samtale med styret. I Mine forespørsler kan dere se svarene og sortere dem på pris, nærmest eller raskest. Samle alle pristilbudene på ett sted, og lag en enkel oversikt over pris, innhold og vilkår.

Vurder også en befaring. For større arbeid bør bedriftene se stedet selv. Inviter gjerne alle samtidig, slik at alle får samme informasjon og stiller spørsmål på lik linje. Skriv ned hva som ble sagt og avtalt.

Sjekk leverandøren

Se etter om bedriften er registrert i Brønnøysundregistrene, har relevante godkjenninger, ansvarsforsikring og referanser fra liknende oppdrag. Be om å få se dokumentasjon, og ring gjerne en eller to referanser. For arbeid som krever sertifisering, for eksempel elektro, VVS og brannsikring, bør du be om bevis for at de har rett til å utføre arbeidet.

Vær oppmerksom på lønns- og arbeidsvilkår. Boligorganisasjoner kan bli stilt spørsmål om seriøsitet hvis arbeidet utføres av leverandører som ikke følger regler. Be om at leverandøren oppgir hvem som utfører arbeidet, og at de har orden på skatt og arbeidsforhold. Det er enklere å be om dette på forhånd enn å rydde opp senere.

Lag en skriftlig avtale

Avtalen bør beskrive hva som skal gjøres, pris og betalingsplan, tidsplan, hvem som er kontaktperson, hva som skjer ved forsinkelser og avvik, krav til opprydding, forsikring og garanti. Avklar hvordan endringer og tilleggsarbeid håndteres, og at ingenting ekstra utføres uten skriftlig godkjenning fra styret.

Avtalen signeres av noen med myndighet i styret. Behold alle dokumenter, inkludert tilbud, avtale, fakturaer, garantibevis og eventuell sluttdokumentasjon. De er viktige hvis det oppstår tvist, og de blir verdifulle for fremtidige styrer.

Sikkerhet og forsikring under dugnad

Før dugnaden bør styret avklare hvem som har ansvar hvis noen blir skadet eller noe blir ødelagt. Sjekk hva bygningsforsikringen og eventuelle andre forsikringer dekker. Gi tydelig beskjed om hva beboerne skal og ikke skal gjøre. Unngå arbeid i høyden, bruk av motorsag og tunge løft uten riktig utstyr. Sørg for hansker, briller, førstehjelpsutstyr og en ansvarlig leder som kjenner området.

Ha også en plan for barn som er med. De kan gjerne bidra med enkle oppgaver, men skal ikke være i nærheten av maskiner eller farlige områder. Avslutt gjerne dugnaden med noe å spise og drikke, slik at innsatsen blir husket som et hyggelig møte og ikke bare som arbeid.

Informer beboerne

Mange konflikter i borettslag og sameier handler om manglende informasjon. Fortell beboerne hva som skal gjøres, hvem som utfører det, når det skjer, og hva det betyr for dem. Gi beskjed om støy, stengte innganger, parkering og vann- eller strømavbrudd i god tid. En enkel lapp i oppgangen og en melding på felles kanal gjør stor forskjell.

Etter at arbeidet er ferdig, informer om hva som er gjort og hva det kostet. Åpenhet bygger tillit og gjør det lettere å få gjennomslag for fremtidige tiltak.

Vedlikeholdsplan og forutsigbarhet

Mange borettslag og sameier opplever at kostnader dukker opp brått, fordi vedlikeholdet ikke er planlagt. En vedlikeholdsplan som viser hva som må gjøres de kommende årene, gjør det enklere å avsette penger og å velge riktig tidspunkt. Planen bør dekke tak, fasade, vinduer, rør, ventilasjon, heis, uteområder og brannsikring, med anslått tid og kostnad for hver post.

Med en slik plan kan styret bestille tilbud i rolige perioder, ofte til bedre pris. Å bestille maling om vinteren eller hagearbeid tidlig på året kan gi mer fleksible leverandører. Planen gjør det også enklere å forklare beboerne hvorfor felleskostnadene er som de er, og hva de får for pengene. Gå gjennom planen hvert år, og oppdater den med det dere har lært.

Ta gjerne vare på erfaringer fra tidligere oppdrag. Hvilke leverandører var gode, hva ble dyrere enn antatt, og hva ville dere gjort annerledes? Slike notater er gull verdt for neste styre, og gjør at kunnskapen ikke forsvinner når noen flytter eller trer av.

Når noe går galt

Selv med god planlegging kan det gå galt. Arbeidet kan bli forsinket, kvaliteten kan være dårlig, eller prisen kan bli høyere enn avtalt. Reager raskt og skriftlig. Beskriv avviket, ta bilder, og be leverandøren rette opp innen en rimelig frist. Henvis til avtalen og til garantien. De fleste seriøse bedrifter vil løse saker ryddig, fordi omdømmet deres er viktig.

Hvis dere ikke kommer til enighet, kan dere be om bistand fra forretningsfører, en boligorganisasjon eller en jurist. Behold betalingen av en del av summen til arbeidet er godkjent, hvis avtalen åpner for det. Bruk alltid skriftlig kommunikasjon, så det er enkelt å dokumentere hva som er sagt. Det er også lurt å be om en ferdigbefaring, der styret og leverandøren går gjennom arbeidet sammen og skriver ned eventuelle mangler.

Kombiner dugnad og fagfolk

Det beste er ofte en blanding. La en bedrift ta det tunge og kompliserte, og la beboerne bidra med det som er enkelt. For eksempel kan en gartner planlegge og etablere uteområdet, mens beboerne planter og stell det videre. Eller en maler kan ta fasaden, mens beboerne maler benkene. Slik får dere kvalitet og fellesskap samtidig, og kostnadene holdes nede.

Slik finner styret hjelp på koplr

Styret kan sende en forespørsel om oppdraget, med en tydelig beskrivelse, sted og når arbeidet helst skal gjøres. koplr sender forespørselen til bedrifter i området som tar den kategorien, de nærmeste først. Bedriftene som vil ha oppdraget, tar imot, og da åpnes en samtale med en gang. Der kan styret stille spørsmål, sende bilder og tegninger som vedlegg og få pristilbud som egne kort med pris og hva som er inkludert. Vil dere ha flere å velge mellom, kan dere be om flere svar, og når dere har nok, kan dere si fra om det.

Avtalen om jobb, pris og betaling gjør styret direkte med bedriften. koplr er gratis for dere som kunde, og bedriftene betaler per lead, ikke en prosent av jobben. Samtalene kan lastes ned som tekstfil, noe som er praktisk som dokumentasjon. Husk å føre valget inn i styreprotokollen, slik at beboerne kan se hvorfor akkurat denne leverandøren ble valgt.

Oppsummert

Dugnad er verdifullt, men har grenser. Bruk den til enkle og sosiale oppgaver, og sett bort det som krever fagkompetanse eller er risikofylt. Beskriv oppdraget tydelig, hent inn flere pristilbud, sjekk leverandøren og lag en skriftlig avtale. Informer beboerne underveis, og ta vare på dokumentasjonen. Da får borettslaget eller sameiet både trygghet, kvalitet og et godt fellesskap.